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Una señal de alerta común en el fraude ocupacional o fraude interno es no salir de vacaciones. Esto es comúnmente atribuido a ser diligente en el trabajo cuando en realidad es una forma que tiene un empleado de asegurarse que la perpetuación de un esquema de fraude pase desapercibido

Steve era un cliente leal desde hace treinta años de City Credit Union* su banco local. Mantenía en dicho banco sus cuentas de ahorro así como una cuenta de fondos mutuos. Sin embargo, sus lazos con el banco iban más allá que simplemente “negocios“. La hija de Steve había sido esposa de un hombre cuyo hermano *Chuck, era el gerente de una agencia bancaria de City Credit Union. Aún si el matrimonio no funcionó, Steve consideraba a Chuck como un amigo.

Steve solía visitar el banco el mismo día a la misma hora todos los meses para revisar su estado de cuenta de fondos mutuos. Nunca había hecho rescates; sin embargo le gustaba revisar los intereses que iba ganando. Chuck se ponía muy contento de recibirlo cada vez y lo esperaba con su estado de cuenta impreso. Las reuniones mensuales entre ambos se llevaron a cabo por ocho años consecutivos hasta que un día Chuck se encontraba de vacaciones y otro empleado del banco le alcanzó a Steve su estado de cuenta. El estado de cuenta mostraba que su cuenta de fondos mutuos no tenía saldo. Chuck había vaciado su cuenta poco a poco y le había venido entregando estados de cuenta falsificados.

City Credit Union tenía implementado controles para prevenir este tipo de fraude. Por ejemplo, la persona que atiende a los clientes en ventanilla requiere la autenticación de los mismos para realizar pagos o retiros. Asimismo, requieren la autorización de los gerentes o supervisores para la realización de retiros por importes por mayor cuantía. Desafortunadamente para City Credit Union y para Steve, Chuck fue capaz de omitir la ejecución de dichos controles.

Chuck había fomentado un clima laboral de confianza entre los empleados de la agencia bancaria. Siempre había enfatizado la relación cercana que mantenía con Steve, abusando de su posición de gerente para utilizar a sus subordinados para que con su aprobación, realizaran rescates de la cuenta de fondos mutuos de Steve. Sus subordinados a su vez asumían que Chuck contaba con la autorización de Steve y no imaginaban que el beneficiario final de los fondos era él.

Una vez que Steve descubrió que su cuenta no tenía saldo, Chuck fue despedido y denunciado por el banco. City Credit Union le reembolsó a Steve el monto total de la pérdida que ascendió a USD 130,000. Steve recuperó su dinero, pero se sintió traicionado por alguien a quien él consideraba como parte de su familia. City Credit Union compartió el caso de fraude entre sus empleados para poder concientizarlos respecto a los daños ocasionados por la omisión de controles, aun si este tipo de prácticas provienene de alguien jerárquicamente superior. También fue una oportunidad para capacitar y recordarles a sus empleados la importancia de utilizar el Canal de Denuncias para reportar inconductas o señales de alerta

Lecciones aprendidas: nunca debemos olvidar que muchas veces la omisión de controles proviene de gente que ocupa posiciones de confianza dentro de la organización. La tercera línea de defensa (auditoría) necesita ser más preventiva, debiendo considerar la ejecución de auditorías periódicas. La lección principal sin embargo, es capacitar al personal no solo para que cumpla con las normas sino para que entienda que el verdadero costo del fraude no es una simple pérdida monetaria sino que tiene un efecto negativo en la experiencia del cliente y por tanto en la reputación de la entidad.

*El artículo publicado por la ACFE como parte del Reporte a las Naciones 2018 – Estudio Global de Fraude Ocupacional y Abuso.